Il caso CMA Robotics

Un nuovo modo per gestire attività e tempi di lavoro: intuitivo, veloce e integrato con i sistemi aziendali.

In molte aziende, la gestione delle attività quotidiane – dalle richieste di ferie alla registrazione delle ore lavorate, fino al controllo delle Non Conformità – è spesso distribuita tra fogli Excel, mail e procedure non integrate. Questi strumenti, seppur familiari, finiscono per rallentare i flussi operativi, aumentare il rischio di errori e rendere difficile il controllo centralizzato delle informazioni.

Il progetto nasce dall’esigenza di CMA Robotics Spa di razionalizzare e mettere in relazione sistemi diversi utilizzati per la gestione del tempo e delle attività. L’azienda utilizza Tulip come sistema di timbratura digitale per la rilevazione delle presenze, delle uscite di servizio e per il supporto alla gestione delle buste paga, mentre le ore di produzione e progettazione vengono registrate all’interno dell’ERP aziendale. Questa coesistenza di strumenti, seppur funzionali, generava difficoltà nel confronto dei dati, rendendo complessa l’individuazione delle discrepanze tra ore timbrate e ore effettivamente imputate ai progetti.

Per rispondere a queste esigenze, abbiamo sviluppato per CMA Robotics Spa una soluzione completa basata su Microsoft Power Apps, progettata per riunire in un’unica piattaforma tutti i principali processi interni dell’azienda. Il risultato è un’app moderna, intuitiva, sicura e perfettamente integrata con l’ecosistema Microsoft 365, capace di semplificare il lavoro quotidiano e garantire una gestione più efficiente e tracciabile.

L’applicazione si apre con un sistema di accesso che coniuga sicurezza e semplicità: gli utenti possono autenticarsi con i propri account aziendali o tramite credenziali interne. Al primo accesso viene richiesto il cambio password, così da garantire standard elevati di protezione. Una volta entrati, i dipendenti trovano un ambiente ordinato e guidato, dove ogni sezione risponde a un preciso processo aziendale.

Una delle aree più centrali dell’applicazione riguarda la gestione delle richieste di ferie, permessi e smart working. Ogni dipendente può inoltrare la propria richiesta in modo autonomo, selezionando la tipologia, le date e gli orari, e aggiungendo eventuali motivazioni. Il sistema verifica la correttezza dei dati inseriti e consente l’invio solo quando tutte le informazioni risultano coerenti, mentre una notifica automatica avvisa il responsabile del reparto.

I responsabili dispongono di un portale dedicato, attraverso il quale possono consultare le richieste ricevute, filtrare per periodo o per dipendente, e approvarle o respingerle con un semplice clic. La visualizzazione è ulteriormente arricchita da un calendario interattivo, che mostra in tempo reale lo stato delle richieste e segnala le giornate con un numero elevato di assenze. Ogni approvazione o rifiuto genera automaticamente una comunicazione sia al dipendente sia all’ufficio Risorse Umane, eliminando la necessità di gestire lunghi scambi di mail.

Homepage

Richieste

Attivtà

Oltre alle richieste, l’applicazione permette di registrare le ore lavorate in modo preciso e strutturato. BI Smart ha progettato due modalità distinte per adattarsi ai diversi reparti di CMA Robotics Spa. Nel reparto produzione, gli operatori possono compilare un’attività completa o utilizzare la funzione “Inizia attività” e “Concludi attività iniziata” per registrare automaticamente la durata effettiva. Tutte le attività confluiscono in una tabella riepilogativa, dove restano modificabili fino alla convalida finale.

Nel reparto commerciale, invece, l’inserimento parte dal numero dell’offerta: il sistema compila automaticamente i dati del cliente e del rivenditore, garantendo coerenza e risparmio di tempo.

La fase di convalida delle attività è riservata ai responsabili, che possono visualizzare le registrazioni effettuate dal personale e confrontarle automaticamente con i dati provenienti dal sistema Tulip. In caso di scostamenti significativi, l’app segnala la discrepanza con indicatori colorati, consentendo un controllo immediato e mirato. Un ulteriore modulo dell’app è dedicato alla gestione delle Non Conformità (NC).

Non Conformità

Analisi Non Conformità

Questo ambiente permette di registrare rapidamente ogni NC con campi obbligatori e livelli di accesso differenziati: i campi verdi sono modificabili dal reparto Magazzino, mentre quelli rossi sono riservati al responsabile qualità. Il sistema consente di allegare file PDF e immagini, di inserire note descrittive e, se necessario, di inviare notifiche via mail ai destinatari predefiniti.

Ogni NC può successivamente essere aggiornata, analizzata e collegata a un’azione correttiva o migliorativa, con la possibilità di accedere a un registro completo e a un cruscotto di analisi mensile che mette in evidenza cause e tendenze ricorrenti.

Anche la gestione delle azioni correttive e migliorative è stata integrata direttamente nell’app. Per ogni NC è possibile creare un’azione collegata, con campi precompilati automatici e sezioni descrittive dedicate. Tutte le azioni vengono archiviate in uno storico consultabile, utile sia per la tracciabilità che per le verifiche periodiche.

Per agevolare l’esportazione e l’archiviazione, abbiamo previsto inoltre un’integrazione con modelli Excel dinamici: basta inserire il numero della NC o dell’azione per ottenere automaticamente il documento completo, pronto per essere salvato o esportato in formato PDF.

Il progetto realizzato per CMA Robotics Spa rappresenta un esempio concreto di come la digitalizzazione dei processi possa tradursi in un vantaggio operativo misurabile. L’app sviluppata da BI Smart ha permesso all’azienda di ridurre tempi e passaggi manuali, migliorare la comunicazione tra reparti, eliminare errori di compilazione e avere sempre una visione aggiornata e condivisa delle attività interne.

Grazie all’utilizzo di Microsoft Power Platform, abbiamo realizzato una soluzione flessibile, sicura e scalabile, perfettamente adattata alla realtà operativa di CMA Robotics Spa. Un progetto che dimostra come la tecnologia, se costruita intorno alle reali esigenze del cliente, possa diventare un alleato strategico per l’efficienza e la crescita aziendale.

Vuoi portare lo stesso approccio data-driven nella tua azienda? Approfondisci i nostri servizi di Business Intelligence e digitalizzazione dei processi.